Vademecum

PROGRAMMA ERASMUS+/KA1
VADEMECUM
per studenti in mobilità Erasmus per studio

PRIMA DELLA MOBILITA’

  1. Leggere accuratamente il bando dedicato alla mobilità e produrre la documentazione richiesta, nei termini e modalità descritte dal bando:
  • Domanda di partecipazione
  • Student Application
  • Registrazione audio/video in mp3
  • Cv in lingua inglese
  1. Rivolgiti al Coordinatore Erasmus per qualsiasi dubbio o richiesta di supporto (guidi.mobility@sienajazz.it)

La candidatura degli studenti verrà inviata dal Coordinatore Erasmus agli Istituti ospitanti selezionati in fase di domanda i quali procederanno a valutare il materiale proposto; la candidatura potrà quindi essere accettata o rifiutata.

Si fa presente che l’attribuzione della mobilità Erasmus è vincolata all’accettazione da parte dell’istituto ospitante. Per tale ragione si raccomanda massima attenzione al rispetto dei requisiti richiesti in ingresso da parte delle accademie europee per le quali si fa richiesta, sia in termini di competenze del livello linguistico, sia al rispetto delle scadenze per la presentazione delle candidature. Si consiglia dunque di visionare attentamente i siti web degli Istituti per i quali si propone la candidatura, per individuare calendari didattici e piani di studio, requisiti di ingresso per studenti Erasmus e scadenze.

Si specifica inoltre che:

  • Ogni Istituto individua un livello di competenza linguistica di base che lo studente dovrà possedere al momento dell’avvio della mobilità; questa potrà essere relativa alla lingua inglese, o alla lingua del paese ospitante. L’Agenzia Nazionale Erasmus metterà a disposizione dei beneficiari di mobilità dei corsi di lingua on line attraverso il sistema informatico OLS (Online Linguistic Support). L’ufficio Erasmus della Associazione Siena Jazz provvederà, non appena sarà avviata dall’Agenzia Nazionale la procedura, a concedere le password di accesso prima dell’inizio della mobilità. Tramite l’OLS sarà possibile agli studenti validare il proprio livello linguistico di partenza e migliorarlo anche durante la mobilità tramite la frequenza del corso on line assegnato dallo stesso sistema informatico.

  • La selezione delle candidature si basa principalmente sulla qualità della performance musicale; si raccomanda pertanto di avere cura nella registrazione del materiale audio da inviare alle sedi prescelte.

  • In fase di selezione gli istituti terranno conto del numero di candidature pervenute e del numero di posti disponibili in ingresso presso il proprio istituto.

Non appena la candidatura avrà ricevuto esito positivo, lo studente è tenuto a perfezionare la documentazione di mobilità Erasmus con l’Ufficio Erasmus di SJU. seguendo le tre sezioni:

  • Section A: Before the mobility
  • Section B: During mobility
  • Section C: After MobilityIn particolare verranno prodotti:
  • Learning Agreementfor studies (Section A. Before the mobility): il documento riporta il programma di studi che lo studente svolgerà all’estero e che viene concordato prima della partenza tra l’istituto di partenza e quello ospitante.
  • Accordo Istituto / studente: è il documento che descrive le condizioni finanziarie della borsa attribuita. Alla partenza è assicurato l’80% del contributo Erasmus+. La consegna della documentazione finale sarà considerata richiesta del beneficiario per il pagamento del saldo del contributo spettante. In caso di abbandono, recesso o revoca senza valida motivazione accertata, il beneficiario è tenuto alla restituzione dell’intero importo e non ha diritto ad alcuna ulteriore borsa di studio. La borsa di studio viene accreditata esclusivamente su un conto corrente bancario o postale; sarà dunque necessario in caso di attribuzione della borsa comunicare il codice IBAN sul quale verrà erogato il contributo.

DURANTE LA MOBILITÀ

Una volta raggiunta la sede della mobilità, avere cura di:

  1. Inviare entro 15 giorni dalla data di arrivo tramite e-mail al Coordinatore Erasmus di SJU (guidi.mobility@sienajazz.it) l’attestazione di arrivo da richiedere all’Ufficio Erasmus dell’Istituzione ospitante, compilata con data di inizio del periodo, firma e timbro. Importante: conserva l’originale!
  2. Se non l’hai già fatto prima della partenza, fai firmare all’Istituzione ospitante l’originale del Learning Agreement for Studies (LA) e invialo per e-mail all’Ufficio Erasmus della Associazione; conserva l’originale firmato.
  3. Ricevere indicazioni dall’Ufficio Erasmus dell’istituto ospitante relativamente alle procedure di registrazione presso la loro segreteria studenti. Si fa notare inoltre che in alcuni casi sarà necessario recarsi presso gli Uffici preposti dall’amministrazione Comunale e/o questura del Paese ospitante per dichiarare il proprio status di studente Erasmus e il periodo di permanenza (sarà sufficiente in questi casi presentare il certificato di Studente Erasmus rilasciato dall’Istituto ospitante; maggiori indicazioni potranno essere fornite dall’Ufficio Erasmus della sede ospitante).
  4. Comunica all’Ufficio Erasmus della Associazione Siena Jazz tramite e-mail qualsiasi eventuale variazione al Learning Agreement, sia relativa alla durata della mobilità sia alla modifica del piano di studi concordato al momento della partenza. Una volta accettate le modifiche potranno essere registrate nella Section B. During Mobility del LA, e firmate dal coordinatore Erasmus dell’Istituzione ospitante. Conserva l’originale del modulo di variazione.
  5. Per richiedere un prolungamento della mobilità Erasmus sarà necessario inviare una mail al Coordinatore Erasmus di SJU indicando le motivazioni. Il prolungamento potrà essere richiesto fino a un mese prima del termine del periodo di mobilità previsto alla partenza, e dovrà essere concordato con l’Ufficio Erasmus dell’Istituto ospitante che dovrà darne conferma dell’accettazione. L’integrazione della borsa di studio Erasmus per il periodo di prolungamento sarà corrisposta secondo la disponibilità dei fondi residuo. Si ricorda pertanto che l’autorizzazione al prolungamento non implica automaticamente l’integrazione del contributo aggiudicato.
  6. Esercita e implementa le tue competenze linguistiche, attraverso l’OLS (Online Linguistic Support), il supporto linguistico on line realizzato e messo a disposizione dalla Commissione Europea. Utilizza l’OLS con frequenza per accedere ai corsi linguistici on line messi a disposizione, utili ad esercitare e migliorare anche durante la mobilità le tue conoscenze linguistiche.

PRIMA DEL RIENTRO

Adempimenti da effettuare subito prima del termine di conclusione della mobilità Erasmus:

  1. Richiedi all’Istituzione ospitante l’attestazione del periodo di studio con le date effettive di inizio e fine periodo, la firma del responsabile e il timbro.
  2. Richiedi all’Istituzione ospitante la Section C.After mobility del LA debitamente compilato e firmato; il documento deve contenere le indicazioni degli esami sostenuti e di eventuali altre attività svolte durante il periodo di mobilità, le relative votazioni e i crediti conseguiti. Nel caso in cui il documento non fosse ancora disponibile al termine del periodo di soggiorno all’estero, chiedi all’Istituzione ospitante di inviarlo appena possibile via e-mail e in originale a mezzo posta all’Ufficio Erasmus della Associazione.

 

DOPO IL RIENTRO

Entro 30 giorni successivi al termine del periodo di mobilità, devi presentarti presso l’Ufficio Erasmus della Associazione e consegnare i seguenti documenti, necessari anche al saldo del contributo spettante:

  1. Attestazione del periodo di studio in originale con date effettive di inizio e
    di fine del periodo Erasmus, firmata e timbrata dall’Istituzione ospitante.
  2. Section C. del LA in originale comprovante l’attività accademica svolta
    e i risultati conseguiti con i relativi crediti.
  3. Rapporto narrativo (EU Survey): al termine del periodo all’estero il sistema informatico Mobility Tool procederà all’invio di un link che ti permetterà di compilare on line il questionario di valutazione della mobilità. È importante compilare e inviare il questionario telematicamente, stampare la ricevuta di invio e consegnarla all’Ufficio Erasmus della Associazione.
  4. Consegna le eventuali variazioni al LA in originale richieste durante il periodo Erasmus.
  5. Sarà necessario verificare le competenze linguistiche acquisite durante il periodo di mobilità attraverso la verifica finale da effettuare tramite l’OLS (Online Linguistic Support). Stampa e consegna all’Ufficio Erasmus il documento finale generato dal sistema informatico.

 

IMPORTANTE

La predetta documentazione è indispensabile ai fini della validità del periodo Erasmus: la mancata consegna anche di un solo documento può comportare la perdita del diritto ai contributi economici. Non è possibile laurearsi prima di aver concluso il periodo di mobilità e senza il riconoscimento dell’attività svolta all’estero.

Durante il periodo di mobilità l’Ufficio Erasmus della Associazione Siena Jazz comunicherà con te esclusivamente attraverso l’indirizzo di posta elettronica che avrai fornito durante l’avvio della pratica: ti raccomandiamo pertanto di consultare frequentemente la tua casella di posta elettronica.

Per informazioni e supporto scrivi a:

Coordinatore: Jacopo Guidi guidi.mobility@sienajazz.it